Comment changer de mutuelle collective d'entreprise ?

En tant qu’entreprise employeur, vous avez l’obligation de souscrire à une mutuelle collective d’entreprise pour la proposer à l’ensemble de vos salariés. Vous devrez payer a minima 50 % de leurs cotisations.

Si vous trouvez que votre complémentaire santé d’entreprise est devenue moins intéressante en matière de coût ou de garanties, vous pouvez en changer sous réserve de respecter certaines conditions.

Alors, quelles démarches effectuer pour opérer le changement de mutuelle collective ? Comment résilier sans se tromper ? Comment souscrire une nouvelle complémentaire santé pour vos salariés sans les pénaliser ? Nous faisons le tour de la question dans ce dossier.

Les règles à respecter pour résilier votre ancienne mutuelle collective

Comme tout contrat d’assurance, il est possible de résilier une mutuelle entreprise. Malheureusement, les formalités sont un frein au changement, notamment dans les TPE et PME, qui gèrent souvent elles-mêmes ce type de problématique sans avoir de personne référente.

Pourtant, changer de contrat santé peut faire réaliser aux entreprises des économies conséquentes de plusieurs dizaines ou centaines d’euros par mois en fonction du nombre de salariés employés. En dégageant de la trésorerie supplémentaire, vous pouvez mettre en place de nouveaux axes de développement.

Les raisons qui vous amènent à changer peuvent être de plusieurs ordres : mésentente avec votre courtier ou votre assureur, mauvaise gestion des dossiers ou interface web inexistante, augmentation tarifaire conséquente au fil des années, offre irrésistible proposée par la concurrence, etc.

Voici les trois règles fondamentales qu’il vous faudra respecter en tant qu’entreprise employeur pour résilier votre ancien contrat et mettre en place le nouveau.

1 - Résilier à l’échéance

Il vous appartient de vérifier auprès de votre assureur santé actuel la date d’échéance de votre contrat. Celle-ci correspond généralement à la date anniversaire, c’est-à-dire à la date où vous avez mis en place le contrat santé dans votre entreprise.

Une fois cette date connue, vous devez respecter un délai de préavis pour prévenir votre assureur de votre résiliation, sans risque de rejet. Généralement, le délai de préavis est de deux mois, mais mieux vaut vérifier qu’il ne soit pas plus long car il peut différer selon les assureurs.

Si vous avez mis en place la mutuelle d’entreprise le 1^er août 2015 et que vous souhaitez la résilier en 2021, il vous faudra informer votre assureur avant le 31 mai 2021 de votre intention. Envoyez votre lettre de résiliation, sans équivoque, en recommandé avec avis de réception.

Attention, votre nouvelle mutuelle entreprise doit assurer la continuité de l’ancien contrat. Les salariés ne doivent pas être laissés sans garanties, ne serait-ce qu’une seule journée. Dans notre exemple, le nouveau contrat doit prendre le relais au plus tard le 1^er août 2021.

2 - Respecter la procédure de changement

Afin de mettre en place le nouveau contrat, il est nécessaire de respecter certaines formalités, elles vont dépendre de la manière dont vous avez mis en place le contrat collectif santé entreprise.

Si vous aviez mis en place votre mutuelle employeur via une DUE (Déclaration Unilatérale Employeur), vous pouvez modifier seul le contrat ou mettre en place un référendum d’entreprise ou encore un accord collectif.

Si vous aviez mis en place votre mutuelle employeur via un référendum, vous pouvez modifier le contrat en ayant à nouveau recours au référendum ou passer un accord collectif.

Si vous aviez mis en place votre mutuelle employeur via accord collectif, vous n’avez pas d’autre choix que de mettre en place un nouvel accord collectif, qui doit être validé par les syndicats.

3 - Informer vos salariés de façon individuelle

Quel que soit le choix de la nouvelle mutuelle retenue, même si elle vous paraît plus avantageuse pour tous vos salariés, il est nécessaire de les informer par écrit afin d’éviter toutes sanctions émanant notamment de l’Inspection du Travail ou de l’URSSAF.

N’hésitez pas à faire signer à chacun de vos employés un document attestant qu’ils ont eu connaissance du changement d’organisme assureur à venir. Vous pouvez matérialiser leur consentement dans un registre collectif signé par chacun ou dans un modèle de lettre individuelle.

Si la procédure de changement ou l’information de vos salariés vous semblent compliquées, ne vous résignez pas pour autant à garder un contrat qui ne vous convient plus. Faites appel à votre futur assureur, il saura vous guider dans vos démarches et vous fournir des attestations types. Voyez cette étape formelle comme une opportunité pour tester la fiabilité et le professionnalisme de votre nouvel interlocuteur.

Quel nouveau contrat santé entreprise choisir ?

Avant même de comparer les différentes offres que peuvent vous proposer la concurrence, vous devez savoir que l’accord ANI de 2016 impose certaines restrictions quant au choix de la couverture santé collective.

Choisir un contrat avec le panier de soins ANI

En effet, vous êtes tenu de souscrire un contrat dit « responsable ». Celui-ci doit, entre autres, respecter a minima le panier de soins ANI. En d’autres termes, votre contrat collectif doit proposer :

• Au moins le remboursement du ticket modérateur
• Au moins le remboursement du forfait hospitalier
• Au mois le remboursement de 125 % sur la base de la BRSS (Base de Remboursement de la Sécurité Sociale) pourles prothèses dentaires
• Au moins un forfait de 100 euros en optique

Les garanties souscrites peuvent être supérieures, mais en aucun cas inférieures. Nous vous rassurons cependant, les contrats actuels respectent tous ces conditions, les assureurs ayant travaillé leur offre pour trouver de nouveaux souscripteurs.

Privilégier les mutuelles connectées

Bien que cette règle ne corresponde à aucune obligation légale, il est intéressant tant pour l’entreprise que pour les salariés de choisir un assureur « connecté ». En pratique, l’employeur comme l’employé auront un espace professionnel ou personnel leur permettant de gérer plus facilement le contrat.

Côté entreprise, vous pourrez déclarer en ligne le départ ou l’arrivée des salariés. Vous pourrez également gérer en ligne les cas de dispense et les demandes d’adhésion. Une aide précieuse qui vous évite l’attente au téléphone et simplifie votre gestion santé au quotidien.

Côté salariés, chacun disposera d’un espace personnel sur lequel sont centralisées leurs garanties et leurs demandes d’affiliation. Idéalement, ils pourront gérer leurs options au contrat en ajoutant ou enlevant des garanties. Ils pourront également ajouter ou supprimer un ayant-droit et gérer leurs remboursements en ligne. Une idée ingénieuse qui vous permet de favoriser leur autonomie tout en respectant leur vie privée.

Comment bien choisir votre nouvelle mutuelle ?

Puisque vous décidez de changer d’assureur santé collective, vous pouvez associer vos salariés à cette prise de décision, même si vous passez par la DUE. Leur demander quels sont leurs besoins en matière de garanties est une excellente façon de montrer votre considération et de les impliquer dans la vie de l’entreprise.

En prenant en compte leurs principales attentes, vous pouvez choisir plus sereinement le meilleur assureur. Il s’agit de celui qui correspond le mieux aux besoins de santé de l’entreprise tout en proposant le tarif le plus intéressant.

Afin de dénicher les meilleures offres en assurance santé collective, vous pouvez faire appel à un courtier qui trouvera pour vous l’offre adéquate au meilleur prix.

Vous pouvez également comparer vous-même les contrats proposés en réalisant une simulation en ligne pour choisir l’offre la plus avantageuse. Sans aucun engagement, notre comparateur vous permet de recevoir plusieurs devis. Vous avez ainsi le temps de les étudier sans même vous déplacer, avant de vous engager.