Prendre la parole en réunion : 12 conseils pour être écouté

Vous avez la sensation que vos réunions de travail ressemblent à une jungle et il vous est difficile de vous y faire entendre ? À chaque fois que vous tentez de prendre la parole, quelqu’un se lance avant vous. Un sentiment de frustration commence à poindre et vous vous demandez comment faire en sorte d’être écouté en réunion ? Les réunions peuvent être un excellent moyen de collaborer - parfois, il n'y a pas de meilleur moyen de s'attaquer à un problème ou à une tâche que de réunir tout le monde dans une même pièce pour en parler. Malheureusement, lorsqu'il y a beaucoup de personnes désireuses de contribuer, la voix de certains collègues ou la vôtre peut se perdre dans la conversation. Votre point de vue est précieux alors considérez les 12 stratégies suivantes pour le partager et vous faire entendre en réunion.

1 - Relire l'ordre du jour

Toute bonne réunion a un ordre du jour. Réservez cinq à dix minutes, au moins 24 heures avant la réunion pour passer en revue tous les points clés. Voyez à quel moment vous pourriez aborder ce qui vous tient à coeur. Choisissez un sujet qui vous plait et réfléchissez à votre point de vue. Le fait d'y réfléchir avant la réunion vous aidera à vous sentir préparé. Mettez vos points par écrit pour vous en souvenir.

2 - Arriver tôt et s’asseoir à une position centrale

Prenez l'habitude d'arriver trois à cinq minutes à l'avance. Vous pourrez ainsi établir un rapport informel avec les quelques personnes déjà présentes, et vous échauffer en échangeant discrètement avant que la réunion ne commence. Et profitez-en pour vous asseoir à une place centrale. Il est plus facile d'être exclu des conversations si vous êtes assis au bout de la table. En vous positionnant près du centre, vous vous placez non seulement au centre de la conversation, mais vous renforcez également de manière subliminale votre rôle central dans la discussion en cours.

3 - Parler à l’organisateur et apprendre à connaître les participants

Vous avez du mal à prendre la parole parce que vous ne vous sentez pas à l’aise et ne connaissez pas vraiment les autres personnes présentes dans la salle ? Si vous avez besoin d’une connexion pour vous sentir à l’aise, prenez contact avec l’organisateur de la réunion. Dites-lui que vous souhaitez participer. Il saura ainsi vous passer le relais au moment opportun. Et apprenez à connaître vos collègues et vos homologues en dehors des réunions. Il est beaucoup plus facile de partager ses idées lorsque l'on est à l'aise et que l'on connaît les autres personnes présentes dans la salle.

4 - Poser des questions

Si faire passer votre propre idée ou votre propre point de vue est trop éprouvant, commencez par poser des questions sur ce que disent les autres participants. Cela montre que vous êtes attentif, engagé et intéressé. Si vous êtes sujet au stress et avez tendance à tout oublier dans ce genre de situation, notez vos questions au préalable. Mais veillez à ne pas en poser tellement que vous risqueriez de mettre la réunion en retard.

5 - Parler tôt

Faites part de votre idée dès les premières minutes. Le ton de la réunion est donné assez vite. En contribuant assez tôt, vous vous imposez comme un participant actif. Mettez-vous au défi de faire un commentaire dans les cinq premières minutes. Plus vous attendez, plus il est difficile de prendre la parole car vous stressez et d'autres personnes commencent à évoquer les idées que vous aviez. Prenez donc les devants et affirmez-vous. Sachez que s'affirmer n'est pas synonyme d'agressivité, et qu'être le premier à prendre la parole ne signifie pas toujours être le premier tout court.

6 - Surveiller son langage corporel

Observez le langage corporel de vos collègues dans la salle, en particulier ceux qui prennent souvent la parole et retiennent l'attention des autres. Sont-ils assis bien droit sur leur chaise, se penchent-ils vers l'avant pour participer à la conversation, font-ils des gestes de la main pour indiquer qu'ils ont quelque chose à ajouter, etc. ? Imitez-les lorsque c'est votre tour de parler, et évitez de vous affaler ou de gigoter sur votre siège. N'oubliez pas que vos signaux non verbaux sont très éloquents. Maintenir un contact visuel avec la personne qui parle et hocher la tête en signe d'accord montre aussi que vous êtes attentif et respectueux.

7 - Parler avec assurance

Plus vous donnez l'impression de croire en vos idées, plus les autres sont susceptibles de vous écouter. Entraînez-vous à parler de vos idées sans dire « je pense que », « à mon avis », « c’est peut-être juste moi » ou « ça n'est peut-être pas une bonne idée, mais... ». Ces expressions donnent l'impression que vous doutez de vos opinions et laissent la possibilité aux autres participants de croire la même chose. Ayez confiance en votre propre valeur. Il y a de fortes chances que vous ayez été invité à la réunion parce que vous avez quelque chose à y offrir. On veut de vous et on vous apprécie - alors soyez confiant ! Vous avez probablement des connaissances ou des compétences spécialisées en rapport avec le sujet abordé. Ou peut-être votre manager pense-t-il qu'il s'agit d'une bonne opportunité d'apprentissage pour vous, et il souhaite voir comment vous vous comportez dans cette situation.

8 - Ne pas se laisser interrompre

Lorsque vous avez enfin obtenu l'attention durement gagnée de tous, gardez la parole jusqu'à ce que vous ayez fini. Si d'autres personnes essaient de vous interrompre, il est bon de leur dire « Permettez-moi de terminer mon raisonnement », « Je voudrais juste ajouter… avant que nous avancions » ou encore « J'aimerais beaucoup entendre ce que vous avez à dire, mais je voulais d'abord finir de dire une chose ».

9 - Être bref et prendre part à la conversation avec tact

Habituellement lorsque l’on parle en tête-à-tête ou avec un petit groupe d’amis, il y a des blancs dans la conversation qui indiquent que c’est à notre tour de parler. Dans une réunion d'affaires avec de nombreux collègues aux opinions bien tranchées, ces pauses peuvent être difficiles à trouver. Interrompre est un art. Vous paraîtrez moins impoli si vous reformulez – « Si j'ai bien compris, vous dites… » ou réagissez « J'aime votre suggestion et je recommanderais également de faire… » à ce que les autres ont dit en premier. Commencez et terminez votre intervention avec conviction. Commencez avec force mais poliment par « j'aimerais dire... » ou « puis-je simplement ajouter... ». Une fois que vous avez dit ce que vous vouliez dire, finissez simplement de parler. Évitez de dire « je ne suis pas d'accord ». Les gens entendent cela et se sentent immédiatement confrontés et ennuyés, et peuvent cesser de vous écouter. Il vaut mieux dire : « je vois les choses un peu différemment, parce que... ».

10 - Parler en soutien aux autres

Il peut être difficile d'apprendre à se mettre en avant, mais la plupart d'entre nous ont tendance à trouver plus facile d'aider et de féliciter les autres. Commencez donc à renforcer votre confiance en vous souciant des autres participants. Par exemple, si quelqu'un dit quelque chose avec lequel vous êtes d'accord, dites-le. Après lui avoir donné du crédit pour son idée, vous pouvez la développer en ajoutant vos propres idées. Vous pouvez également attirer l'attention sur quelqu'un qui a été interrompu en disant simplement : « Didier, qu'allais-tu dire ? ». Lorsque vous aurez pris confiance en vous pour défendre les autres, vous serez moins gêné de parler pour vous-même.

11 - Jouer avec les blancs ou les temps morts

Ne laissez pas le silence vous effrayer. Il est normal qu’il y ait des blancs dans la conversation. Cela ne signifie pas que vous avez échoué. En fait, cela peut signifier que vous avez laissé un tel impact que les gens assimilent ce que vous dites. Attendez-vous donc à ce qu'il y ait des pauses. Si c'est vous qui faites la présentation, anticipez les questions que les gens pourraient avoir et préparez une liste de questions fréquemment posées. De cette façon, vous aurez l'air extrêmement bien informé, comme si vous lisiez dans leurs pensées.

12 - Se lever

Levez-vous lorsque vous parlez. Cela vous permettra de respirer davantage dans vos poumons et de parler avec une résonance plus profonde, ce qui signale inconsciemment votre puissance. Comme l'air et l'énergie peuvent circuler dans votre corps, vous aurez l'air et vous vous sentirez plus autoritaire. Se tenir debout peut également vous aider à rester concentré et à incarner la confiance.