Domiciliation d’entreprise : quel fonctionnement ? Quelles règles ?

Tout entrepreneur qui crée une entreprise doit la domicilier. Il s’agit de fournir une adresse qui correspond à la domiciliation du siège social de celle-ci, adresse qui a à la fois une utilité administrative, juridique et fiscale. Pour ce faire, le professionnel dispose de plusieurs solutions, chacune étant accompagnée de règles spécifiques et régie par des procédures particulières. Faisons le point sur les options de domiciliation dont dispose un entrepreneur.

La domiciliation d’entreprise, une mesure obligatoire

Lorsqu’un entrepreneur crée une entreprise, il lui faut effectuer plusieurs démarches et formalités administratives, notamment la domiciliation de celle-ci, car elle permet ensuite d’enregistrer et d’identifier sa société.

Domicilier une entreprise consiste à définir une adresse pour celle-ci, qui peut être différente de sa localisation réelle, mais qui sera une adresse à la fois administrative, fiscale et juridique. Il s’agit de nommer l’adresse du siège social de l’entreprise, car cette adresse sera indiquée dans les statuts de la société et sur les différents documents qui s’y rapportent.

Le choix de l’adresse de domiciliation est important, car il permet notamment de déterminer la nationalité de l’entreprise, ce qui conditionne la loi à laquelle elle doit se soumettre. Elle permet également de désigner les tribunaux compétents en cas de litige, mais aussi les sites au sein desquels les formalités légales de publicité pourront être réalisées.

Les différentes solutions pour domicilier une entreprise

On distingue quatre options principales pour domicilier son entreprise : le domicile personnel de l’entrepreneur, un local commercial acquis ou en location, la pépinière d’entreprises et la société de domiciliation.

La domiciliation au domicile personnel de l’entrepreneur

L’entrepreneur peut décider de domicilier son entreprise à l’adresse de son propre domicile personnel. Cette solution permet une gestion plus facilitée et réduit considérablement les coûts en la matière, ce qui s’avère intéressant, notamment en début d’activité. En effet, la domiciliation d’une entreprise au domicile personnel de l’entrepreneur est une opération gratuite. Le professionnel peut en outre recevoir tous ses courriers pros directement chez lui.

En revanche, ce choix n’est pas sans conséquence, car domicilier ainsi une entreprise peut s’avérer peu valorisant auprès de la clientèle. En outre, cette solution peut être limitée dans le temps et restreinte dans d’autres domaines en fonction des dispositions législatives. Signalons par ailleurs que l’entrepreneur doit obtenir l’accord de son propriétaire s’il est locataire de son logement ou de son syndicat de copropriété s’il est copropriétaire.

Enfin, il faut également prendre en compte le fait que la domiciliation de l’entreprise au domicile expose l’entrepreneur à sa clientèle, y compris dans sa sphère privée. En conséquence, ses clients peuvent se montrer intrusifs et difficiles à gérer, tant lorsqu’ils le sollicitent dans le cadre de son activité que s’ils sont mécontents.

La domiciliation au sein d’un local commercial en location ou acquis

La domiciliation d’une entreprise au sein d’un local en location ou acquis est facturée au moins 1 500 euros par mois (pour le paiement du loyer ou le remboursement du crédit), ce qui s’avère être la solution la plus onéreuse. Elle se destine donc avant tout à des entreprises qui ont déjà une certaine expérience ou qui peuvent compter sur une bonne trésorerie de départ et un chiffre d’affaires conséquent.

Néanmoins, elle présente d’autres avantages, comme la possibilité de disposer d’un bail commercial d’une certaine durée, d’un bail professionnel ou encore d’un bail précaire et de le céder, ce qui s’avère être relativement confortable en termes de liberté d’aménagement et de gestion.

La domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprises

Dans ce cadre, l’entrepreneur domicilie son entreprise au sein de locaux qui accueillent plusieurs entreprises innovantes, ce qui peut s’avérer très enrichissant en termes de développement, de stratégie, de relation, de communication, de réseau et d’activité. Il peut également obtenir davantage de conseils et d’aides dans le cadre d’un accompagnement adapté.

Cependant, la domiciliation d’une entreprise au sein d’une pépinière d’entreprises est une opération facturée entre 200 euros et 400 euros par mois en moyenne, ce qui représente un budget non négligeable, notamment en début d’activité. Par ailleurs, tous les entrepreneurs ne peuvent prétendre y entrer, car les critères d’intégration sont relativement sélectifs et la domiciliation est limitée dans le temps, avec une moyenne de trois ans seulement. Un dossier de demande doit être soigneusement préparé et déposé avant son étude.

La domiciliation au sein d’une société de domiciliation

Dans ce cadre, l’entrepreneur domicilie son entreprise auprès d’une société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS) agréée par le préfet.

La domiciliation d’une entreprise au sein d’une société de domiciliation coûte entre 35 euros et 300 euros par mois en moyenne, un coût plus modéré que pour d’autres solutions. L’adresse de l’entreprise est en outre plus prestigieuse que dans le cas du domicile ou d’une pépinière, sans pour autant conduire à se ruiner dans le coût d’un loyer ou le remboursement d’un crédit. En outre, il est généralement possible de bénéficier de services supplémentaires, notamment d’externaliser des tâches diverses afin de gagner du temps (gestion du courrier, permanence téléphonique, formalités juridiques, utilisation de salles de réunion, etc.). L’entrepreneur peut par ailleurs occuper des locaux avec d’autres entreprises, ce qui lui permet d’étendre son réseau et de bénéficier de soutiens.

Néanmoins, domicilier son entreprise dans une société spécialisée peut aussi avoir l’inconvénient de cacher quelques frais supplémentaires, notamment les services proposés en option. Pour éviter les mauvaises surprises, il faut bien étudier les contrats avant de s’engager !

Quelle procédure suivre pour domicilier son entreprise ?

La procédure à suivre dépend de la solution de domiciliation retenue.

Comment domicilier son entreprise à son domicile personnel ou au sein d’un local commercial ?

Dans le cadre de ces deux solutions de domiciliation, la procédure est simple. L’entrepreneur doit uniquement fournir un justificatif de son adresse de siège social lorsqu’il effectue les démarches d’immatriculation de son entreprise. Ensuite, il doit respecter les règles prévues par son contrat de bail s’il s’agit d’un local commercial.

Bien entendu, si l’entrepreneur choisit de domicilier son entreprise à son domicile, il convient de rappeler qu’il lui faut obtenir l’accord préalable de son propriétaire s’il est locataire ou du syndicat de copropriété s’il est copropriétaire.

Comment domicilier son entreprise au sein d’une pépinière d’entreprises ?

Dans ce cas, l’entrepreneur doit se soumettre aux conditions de la pépinière d’entreprises visée. Généralement, il convient de préparer et de déposer un dossier, mais l’entrepreneur doit au préalable s’assurer qu’il remplit les critères d’éligibilité. Par la suite, son dossier est examiné et d’autres démarches peuvent lui être imposées avant la signature du contrat.

Comment domicilier son entreprise au sein d’une société de domiciliation ?

Cette démarche peut être réalisée en ligne directement, mais elle nécessite la signature d’un contrat. L’entrepreneur doit ainsi transmettre une liste d’informations concernant son entreprise et l’accompagner de pièces justificatives. Par la suite, il lui sera demandé de signer un contrat de domiciliation.