Déménagement d'entreprise : comment l'organiser ? Quel coût ?

Lorsqu’une entreprise déménage, il faut savoir que ce type d’événement n’a rien d’anodin. En effet, en plus de bouleverser le quotidien de l’activité et des équipes, un déménagement nécessite une préparation longue et peut avoir un impact budgétaire conséquent. Dans ce dossier, nous vous proposons de découvrir quelques astuces pour mieux organiser le déménagement de votre entreprise ainsi que quelques pistes afin de mieux évaluer son coût.

Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Déménager une entreprise est un défi de taille qui nécessite une organisation minutieuse et soigneusement préparée. Ce type de projet peut être motivé par de nombreuses raisons, comme le choix de locaux plus adaptés, le souhait de réduire les frais de location, l’envie de revaloriser l’image de la société ou encore en cas de fusion. Quoi qu’il en soit, il est indispensable de respecter plusieurs étapes afin d’organiser le déménagement de l’entreprise dans les meilleures conditions possible.

Organiser le déménagement d’une entreprise : les étapes à suivre

Plus l’entreprise est grande, plus le déménagement sera conséquent, ce qui nécessite une préparation encore plus précoce. Voici les étapes à suivre.

• Étape n°1 : désigner des collaborateurs responsables du projet de déménagement est recommandé. Cela permet de simplifier les démarches, de les recentrer sur l’essentiel et d’éviter les digressions susceptibles de faire perdre du temps à l’entité. Par ailleurs, cela permet de rendre la communication plus efficace et plus concrète autour de ce sujet.
• Étape n°2 : choisir le futur emplacement des locaux avant de résilier son bail est indispensable, car il peut être véritablement difficile de trouver une structure adaptée dans certains territoires, sans compter que des travaux d’aménagement peuvent être nécessaires. Par ailleurs, le choix des nouveaux locaux doit être minutieusement réfléchi en fonction du budget et des besoins de l’entreprise, mais également des éventuelles contraintes pour les salariés.
• Étape n°3 : il est important d’anticiper les éventuels travaux à réaliser dans les nouveaux locaux ainsi que dans ceux que l’entreprise s’apprête à quitter. Ces travaux ont un coût et une durée dont il faut impérativement tenir compte pour ne pas mettre à mal l’activité ni les salariés.
• Étape n°4 : il faut respecter le préavis légal de départ des anciens locaux de l’entreprise. Pour ce faire, le bailleur doit être averti par courrier recommandé avec accusé de réception entre trois et six mois avant le départ en cas de bail commercial. Il est préférable de se référer aux conditions prévues par le bail en cours et d’avoir déjà signé le bail de location des nouveaux locaux afin d’éviter les mauvaises surprises.
• Étape n°5 : si l’entreprise doit informer au plus tôt ses salariés de son projet de déménagement, il est également indispensable de les tenir au courant de l’avancée des démarches. En effet, il ne faut pas oublier que le déménagement peut être un véritable bouleversement pour les collaborateurs. Si les nouveaux locaux sont très éloignés, certains devront peut-être déménager ou, tout du moins, revoir leur organisation quotidienne. Mais un déménagement proche peut également avoir un impact considérable, notamment en matière de déplacement. Certains salariés devront peut-être revoir leur organisation familiale, leur mode de transport, leurs horaires, etc. Il faut donc veiller à les impliquer, ainsi que les représentants syndicaux, et à leur présenter les nouveaux locaux suffisamment tôt.
• Étape n°6 : il est ensuite temps d’effectuer les démarches administratives liées au déménagement (changement d’adresse, mise en place des lignes internet, mise en place des lignes téléphoniques, etc.). Pensez à bien signaler votre changement d’adresse auprès de l’administration fiscale, de l’URSSAF, de votre centre de formalité des entreprises (CFE) compétent, de la caisse de retraite, de la sécurité sociale et de la préfecture afin de mettre à jour votre extrait K-bis.
• Étape n°7 : bien entendu, il faut penser à prévenir les clients, les fournisseurs et les partenaires du futur déménagement.
• Étape n°8 : il est important de dresser un inventaire du mobilier et des biens qui devront être déménagés. Ce travail de tri peut être véritablement colossal en fonction de l’activité et de la taille de l’entreprise. Il convient donc de sélectionner soigneusement et suffisamment en amont le matériel et le mobilier qui seront transférés et ceux qui ne seront pas conservés. Un tri peut également être nécessaire parmi les documents et les archives de l’entreprise.
• Étape n°9 : dans la continuité, il est essentiel de prévoir le nouveau matériel et le mobilier à acheter pour équiper les nouveaux locaux. Ces équipements peuvent être compris dans le déménagement, livrés directement sur place ou bien stockés dans un garde-meuble temporairement.
• Étape n°10 : les travaux à réaliser pour aménager les nouveaux locaux doivent être effectués suffisamment en amont. Plus ils sont importants, coûteux et longs, plus ils devront être anticipés. Il est en effet essentiel que les locaux soient bien aménagés selon les besoins de l’activité et entièrement accessibles et utilisables pour les collaborateurs lors de leur emménagement.
• Étape n°11 : il faut pouvoir décider rapidement d’une date fixe pour organiser le déménagement. Idéalement, il est recommandé aux entreprises de déménager le week-end ou pendant leur période de fermeture afin de ne pas impacter l’activité ni perturber les salariés.
• Étape n°12 : dès que les nouveaux locaux sont accessibles, il est impératif de penser à les assurer auprès de la compagnie d’assurance choisie.
• Étape n°13 : il faut accorder aux collaborateurs un petit temps d’installation afin de leur permettre de transférer leurs affaires et de les mettre en place plus sereinement. Ce temps leur permet de s’organiser plus aisément et de reprendre leur activité plus efficacement.
• Étape n°14 : avant de rendre les anciens locaux au bailleur, il est impératif de réaliser les travaux de remise en état qui s’imposent. Il est en outre nécessaire de faire appel à un prestataire pour effectuer le nettoyage de ces anciens locaux.
• Étape n°15 : pensez à faire suivre votre courrier à la poste dès lors que les nouveaux locaux sont utilisables.
• Étape n°16 : il reste certaines démarches à effectuer, telles que la résiliation de certains abonnements (eau, électricité, téléphone, internet, etc.) et leur transfert vers les nouveaux locaux. N’oubliez pas non plus d’informer votre banque de votre nouvelle adresse !
• Étape n°17 : il ne vous reste plus qu’à vous installer et à modifier l’adresse de votre siège social sur vos statuts d’entreprise et sur l’ensemble de vos documents administratifs, si ce n’est pas déjà fait !

Comment poursuivre l’activité de l’entreprise pendant le déménagement ?

Pendant le déménagement, il peut être difficile de maintenir l’activité de l’entreprise. Pourtant, toutes les entités ne peuvent se permettre d’interrompre leurs missions. En conséquence, il est recommandé d’organiser le déménagement sur un week-end ou pendant la période de fermeture annuelle.

Une organisation bien anticipée est la clé pour réussir à déménager le plus rapidement possible et en impactant le moins les équipes. Si le mobilier est remplacé, il peut être installé en amont pour faciliter le déménagement. Quoi qu’il en soit, dès la reprise, il est important de permettre aux collaborateurs de disposer de quelques heures pour installer leurs affaires afin de pouvoir reprendre leurs missions dans les meilleures conditions possible.

Déménagement d’entreprise : information du salarié et impact sur le contrat de travail

Il n’existe pas de règle véritable en matière de délai d’information des salariés. Néanmoins, il est recommandé de prévenir les collaborateurs suffisamment tôt pour leur permettre de s’organiser, idéalement deux à trois mois avant le déménagement au minimum.

Si le déménagement de l’entreprise s’effectue dans une nouvelle région, le salarié devra signer un avenant au contrat de travail, excepté lorsque la mobilité géographique est déjà prévue. Tout collaborateur concerné dispose ensuite d’un délai d’un mois pour refuser.

Combien coûte un déménagement d’entreprise ?

Le prix d’un déménagement d’entreprise peut être conséquent, mais il dépend de plusieurs critères, notamment :

• le type de prestation choisi (plus ou moins complet) ;
• le volume de matériel à transporter (dans la mesure où cela conditionne le nombre de camions de déménagement et de personnel à mobiliser) ;
• la distance qui sépare les anciens locaux des nouveaux.

La facturation d’un déménagement d’entreprise peut être effectuée de plusieurs manières. Dans la majorité des cas, il s’agit d’une facturation par poste de travail ou par volume.

• Pour un déménagement par poste de travail, le tarif est bien souvent plus intéressant pour les grandes entreprises. Lorsque les déménageurs effectuent la prestation la plus légère, le prix peut varier entre 190 euros et 290 euros par poste de travail pour un déménagement au sein de la même ville et de 310 euros à 410 euros par poste de travail pour un déménagement à l’autre bout du pays. Lorsque les déménageurs prennent tout en charge, le prix oscille entre 250 euros et 350 euros par poste de travail (au sein de la même ville) et 370 euros à 470 euros par poste de travail (à l’autre bout du pays).
• Pour un déménagement par volume (100 m³ correspondant en moyenne à une surface de 200 m²), il faut compter pour 20 m³, entre 400 euros et 800 euros pour un déménagement dans la même ville et 2 000 euros à 2 400 euros pour un déménagement à l’autre bout du pays. Pour 150 m³, il faut prévoir entre 4 500 euros et 9 000 euros pour un déménagement dans la même ville et 8 500 euros à 13 000 euros pour un déménagement à l’autre bout du pays.

Vous l’aurez compris, le coût d’un déménagement d’entreprise peut grandement varier. En conséquence, il est essentiel de solliciter des devis détaillés auprès de plusieurs professionnels et de les comparer pour trouver la prestation au meilleur rapport qualité/prix.

Comment limiter les frais d’un déménagement d’entreprise ?

En raison du coût très important que peut atteindre une telle prestation, il faut savoir que l’entreprise qui déménage peut alléger ses frais par quelques astuces simples.

• Anticiper le déménagement : en s’organisant plusieurs mois à l’avance, l’entreprise peut mieux comparer les prestations et mieux gérer les coûts.
• Limiter l’intervention des déménageurs : leur confier le moins de tâches possible permettra bien entendu de réduire les frais. En effet, plus une prestation est complète, plus elle est coûteuse. N’hésitez donc pas à vous charger de certaines missions telles que la mise en cartons, le démontage du mobilier et son remontage, l’aménagement des locaux, etc.
• Impliquer les équipes : vous pouvez confier la mise en cartons de leurs affaires à vos salariés pour limiter ces frais. Par ailleurs, certaines entreprises confient à une équipe de collaborateurs volontaires la gestion du réaménagement des locaux. Si cela nécessite du temps de travail et un coût supplémentaire, le prix sera moindre qu’avec le déménageur.