Déménagement de bureaux : organisation, conseils et coût !

Lorsqu’une entreprise déménage ses bureaux, cette opération nécessite une préparation minutieuse et bien anticipée ainsi que de nombreuses démarches. En outre, le coût engendré par l’événement peut être conséquent puisqu’il concerne à la fois l’acte de déménager, mais aussi toutes les dépenses que cela entraine en matière d’équipements, de personnel, etc. Faisons le point sur l’organisation d’un déménagement de bureaux, sur les frais à en attendre et découvrez notre simulateur en ligne pour obtenir rapidement des devis de professionnels.

Comment organiser un déménagement de bureaux ?

Organiser un déménagement de bureaux est une opération qui peut s’avérer longue et complexe. Quoi qu’il en soit, un tel événement ne doit pas être laissé au hasard, raison pour laquelle il est important de veiller à bien suivre les différentes étapes indispensables.

Voici les étapes organisationnelles d’un déménagement de bureaux.

L’information des équipes

Dès lors qu’une entreprise de bureaux envisage de déménager, elle a pour obligation d’en informer ses équipes. Cette précaution est indispensable pour permettre à chacun d’anticiper au plus tôt le déménagement et d’être rassuré sur la procédure à suivre et le déroulé des événements. En outre, en fonction des effectifs, il peut être obligatoire de consulter le comité social et économique (CSE) pour avis.

Quoi qu’il en soit, il est intéressant de motiver et d’impliquer les équipes dans le déménagement, notamment en leur faisant visiter les lieux ou en organisant une visite virtuelle. Il est par ailleurs important de les impliquer dans les choix d’aménagement des futurs locaux afin de leur permettre de se les approprier plus rapidement et de leur offrir une certaine liberté pour aménager leur espace personnel (bureau) et les espaces collectifs (local de pause, etc.).

L’envoi du préavis de déménagement

D’ordre général, un délai de préavis de six mois est mis en place dans le cadre d’un bail professionnel. Ainsi, si l’entreprise est locataire de ses bureaux, il est indispensable d’adresser le préavis au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette précaution légale permet à l’entité d’éviter les frais supplémentaires en cas de non respect de la durée légale.

L’inventaire du matériel à conserver

Avant le déménagement, l’entreprise doit prendre le temps de lister le matériel, les équipements et les documents qui seront à déménager. Ceci permettra de limiter les frais inutiles. Autant effectuer ce tri au préalable.

Évaluer le coût du déménagement

Il est important d’évaluer le coût du déménagement dans son ensemble, car pour l’entreprise, cette opération représente un budget conséquent. En l’anticipant, cela permettra de mieux s‘organiser. Or, il faut savoir qu’un déménagement de bureaux mobilise plusieurs types de frais.

Les coûts sociaux

Le fait de déménager les bureaux d’une entreprise engendre des coûts sociaux au sein de l’entité en raison de son impact sur la vie personnelle et professionnelle des salariés, coûts qu’il va falloir anticiper.

• La prime de déménagement : si le nouveau site est éloigné des anciens bureaux, l’entreprise pourra verser une prime de déménagement à ses salariés qui peut être prévue dans le cadre de la clause de mobilité. Cette prime comprend de multiples frais (transport, déménagement, relocation, installation, etc.).
• Les dépenses organisationnelles : en cas de restructuration des services, l’entreprise peut avoir besoin d’anticiper des frais de formation, d’évolution et de nouveaux équipements.
• Le recrutement : si l’entreprise déménage ses bureaux loin des anciens, il est fort probable qu’une partie des salariés refuse de suivre le mouvement. Il sera donc nécessaire d’anticiper les frais liés au recrutement de nouveaux collaborateurs.

Les coûts d’aménagement

Même si les nouveaux bureaux sont déjà bien équipés, l’entreprise devra nécessairement faire face à des frais d’aménagement. En effet, certains bâtiments nécessitent des mises aux normes et des travaux divers avant l’aménagement, puis il peut être nécessaire d’acquérir du nouveau matériel, de nouveaux équipements, de remplacer certains mobiliers, etc.

Effectuer les changements d’adresse

Dès lors que l’adresse des nouveaux bureaux est connue, l’entreprise peut effectuer les démarches qui s’imposent.

• L’information des organismes administratifs : l’entreprise doit commencer par informer l’ensemble des organismes de la nouvelle adresse. La préfecture, le centre de formalité des entreprises (CFE) compétent, le service des impôts, la banque et autres entités doivent être informés suffisamment en amont en raison des dossiers à compléter. L’entreprise pourra ainsi recevoir son nouvel extrait K-bis.
• L’information des partenaires : clients, fournisseurs, investisseurs, prestataires, prospects… il est préférable de leur adresser l’information via un courrier ou un mail.
• Le transfert de contrats : les contrats d’électricité, de gaz, d’eau, de téléphonie, d’assurances et autres devront être transférés ou bien clôturés et rouverts.
• La modification des documents administratifs et commerciaux : tous les documents de l’entreprise qui comportent son adresse doivent être mis à jour. Cela est également valable pour le site internet, les réseaux sociaux, etc.

Combien coûte un déménagement de bureaux ?

Le prix d’un déménagement de bureaux varie en fonction de multiples critères, tels que la superficie de l’espace à déménager, la distance qui sépare l’ancien et le nouveau site ainsi que la prestation confiée aux déménageurs professionnels.

Nous ne parlons ici que des frais du déménagement en tant que tel, et non des coûts à anticiper en matière d’équipements, de coûts sociaux, de travaux, de démarches, etc.

S’il n’est pas possible d’évaluer précisément le prix d’un déménagement de bureaux, voici une estimation des prix moyens pratiqués par les professionnels du déménagement en fonction de la prestation réalisée, du volume à déménager et de la distance entre les sites.

Le coût d’un déménagement de bureaux en fonction du volume

Le prix est indiqué selon le volume de matériel à déplacer et en fonction de la distance à parcourir.

Le coût d’un déménagement de bureaux en fonction de la prestation réalisée

Le prix est indiqué par mètre cube de matériel à déplacer en fonction du type de prestation réalisée par le déménageur professionnel et de la distance à parcourir.

Comment obtenir des devis pour déménager ses bureaux ?

Ces indications tarifaires ne sont que des données moyennes. Pour évaluer le coût précis de votre déménagement de bureaux, il est préférable de solliciter des devis personnalisés. Vous pouvez tout à fait démarcher les déménageurs professionnels pour ce faire, mais vous pouvez également profiter des services de notre comparateur en ligne pour obtenir satisfaction plus rapidement et sans perdre d’argent.

En effet, notre outil est gratuit, sans engagement, sans contrainte, facile à utiliser et rapide. Il vous suffit de remplir un unique questionnaire pour que le simulateur cible votre besoin et vous propose une liste de professionnels du déménagement susceptibles d’y répondre.

Vous pouvez ensuite étudier les propositions de ces déménageurs pros et prendre contact avec ceux qui retiennent votre attention afin d’organiser un rendez-vous sur place. Ceci permettra au prestataire de définir avec vous les conditions et les modalités du déménagement de vos bureaux et ainsi de vous proposer un devis personnalisé et détaillé.

Il ne vous restera plus qu’à comparer les offres détaillées reçues pour choisir la prestation au meilleur rapport qualité/prix. Un autre avantage non négligeable du simulateur en ligne est qu’il vous permet de vous appuyer sur les offres concurrentes pour négocier plus facilement des réductions tarifaires ou des avantages supplémentaires. N’attendez pas pour en profiter !